Kurzantwort: Um die Arbeitszeit zu berechnen, ziehen Sie die Anfangszeit von der Endzeit ab und anschließend alle unbezahlten Pausen. Die restlichen Minuten rechnen Sie in Dezimalstunden um, indem Sie sie durch 60 teilen. Eine Schicht von 8:30 bis 17:15 Uhr mit 30 Minuten unbezahlter Mittagspause ergibt 8 Stunden 45 Minuten minus 30 Minuten = 8 Stunden 15 Minuten bzw. 8,25 Stunden.
Die Formel für die Arbeitszeit
Arbeitszeit = (Endzeit − Anfangszeit) − unbezahlte PausenTeilen Sie verbleibende Minuten anschließend durch 60, um Dezimalstunden zu erhalten.- Beide Zeiten im 24-Stunden-Format notieren. 5:15 PM wird zu 17:15. So vermeiden Sie AM/PM-Fehler.
- Anfangszeit von der Endzeit abziehen. 17:15 − 8:30 = 8 Stunden 45 Minuten. Werden die Minuten negativ, leihen Sie sich 60 Minuten von den Stunden.
- Unbezahlte Pausen abziehen. 8:45 − 0:30 = 8 Stunden 15 Minuten.
- In Dezimalzahl umrechnen. 15 ÷ 60 = 0,25, die Schicht dauert also 8,25 Stunden.
Eine Schicht berechnen
Liegt die Endzeit vor der Anfangszeit, wird die Schicht als Nachtschicht behandelt.
Arbeitszeit
8.25Stunden
Für eine ganze Woche mit täglich unterschiedlichen Pausen addiert der Arbeitszeitrechner jede Schicht und die Woche.
Bezahlte und unbezahlte Pausen
Nur unbezahlte Pausen werden abgezogen. Nach US-Bundesrecht hängt der Unterschied von der Dauer ab und davon, ob der Beschäftigte wirklich dienstfrei ist.
| Pausenart | Behandlung nach US-Bundesrecht | Abziehen? |
|---|---|---|
| Kurzpause, 5 bis 20 Minuten | Zählt als Arbeitszeit (29 CFR 785.18) | Nein |
| Essenspause, meist 30 Minuten oder länger, vollständig dienstfrei | Keine Arbeitszeit (29 CFR 785.19) | Ja |
| Essenspause, in der weiter Telefonate angenommen oder Geräte überwacht werden | Arbeitszeit, da der Beschäftigte nicht freigestellt ist | Nein |
| Bereitschaftszeit am Arbeitsplatz | In der Regel Arbeitszeit | Nein |
Das US-Bundesrecht schreibt keine Pausen vor, viele Bundesstaaten aber schon. Kalifornien verlangt zum Beispiel eine 30-minütige Essenspause bei Schichten über fünf Stunden und bezahlte 10-minütige Ruhepausen je vier Arbeitsstunden oder einen wesentlichen Teil davon.
Nachtschichten über Mitternacht
Liegt die Endzeit vor der Anfangszeit, ging die Schicht über Mitternacht. Addieren Sie vor dem Abziehen 24 Stunden zur Endzeit.
Beispiel: eine Nachtschicht
- Beginn 22:00 Uhr, Ende 06:30 Uhr.
- 06:30 liegt vor 22:00, also 24 Stunden addieren: 30:30.
- 30:30 − 22:00 = 8 Stunden 30 Minuten.
- 30 Minuten unbezahlte Essenspause abziehen: 8 Stunden 0 Minuten.
Ergebnis: 8,00 Stunden
In einer Tabelle erledigt die Funktion MOD (in deutschem Excel: REST) den Mitternachtswechsel automatisch: =MOD(B2-A2,1)*24 liefert Dezimalstunden – egal, ob die Schicht über Mitternacht geht oder nicht.
Einen Wochen-Stundenzettel zusammenrechnen
Berechnen Sie jeden Tag in Minuten, addieren Sie alles und rechnen Sie erst dann einmal um. Wird jeder Tag einzeln gerundet, kann sich die Summe um einige Minuten verschieben.
| Tag | Beginn | Ende | Unbezahlte Pause | Gearbeitet | Dezimal |
|---|---|---|---|---|---|
| Mo | 8:00 | 16:30 | 30 Min. | 8 Std. 00 Min. | 8.00 |
| Di | 8:05 | 16:40 | 30 Min. | 8 Std. 05 Min. | 8.08 |
| Mi | 7:55 | 17:10 | 45 Min. | 8 Std. 30 Min. | 8.50 |
| Do | 8:00 | 16:20 | 30 Min. | 7 Std. 50 Min. | 7.83 |
| Fr | 8:10 | 15:00 | 30 Min. | 6 Std. 20 Min. | 6.33 |
| Summe | 38 Std. 45 Min. | 38.75 |
Die Wochensumme beträgt 38 Stunden 45 Minuten bzw. 38,75 Stunden. Addiert man dagegen die gerundeten Tageswerte (8,00 + 8,08 + 8,50 + 7,83 + 6,33), ergibt sich 38,74 – ein Hundertstel zu wenig. Deshalb sollte die Summe aus den Minuten umgerechnet werden.
Geteilte Schichten und mehrere Stempelzeiten
Bei einer geteilten Schicht berechnen Sie jeden Block einzeln und addieren sie. Eine Schicht von 7:00 bis 11:00 und 16:00 bis 20:30 Uhr ergibt 4 Stunden plus 4 Stunden 30 Minuten, insgesamt 8 Stunden 30 Minuten. Die Lücke zwischen den Blöcken ist keine Arbeitszeit, es sei denn, der Beschäftigte muss im Dienst bleiben.
Formeln für Excel und Google Tabellen
// Beginn in A2, Ende in B2, unbezahlte Pausenminuten in C2
=(B2-A2)*24-C2/60
// Dasselbe, aber sicher für Nachtschichten
=MOD(B2-A2,1)*24-C2/60
// Wochensumme der Dezimalstunden in D2:D8
=SUM(D2:D8)Formatieren Sie die Zeitspalten als Uhrzeit und die Ergebnisspalte als Zahl mit zwei Dezimalstellen. Zeigt eine Zelle statt einer Zahl eine seltsame Uhrzeit, ist das Ergebnis noch als Uhrzeit formatiert. In der deutschen Excel-Version heißen die Funktionen REST und SUMME, und Argumente werden mit Semikolon getrennt.
Fehler, die Geld kosten
- Bezahlte Kurzpausen abziehen. Eine 15-minütige Kaffeepause ist nach US-Bundesrecht bezahlte Arbeitszeit.
- AM und PM verwechseln. 8:00 AM bis 5:00 PM sind 9 Stunden, nicht −3. Verwenden Sie das 24-Stunden-Format.
- Minuten als Dezimalstellen behandeln. 7 Stunden 30 Minuten sind 7,50, nicht 7,30.
- Arbeit vor Schichtbeginn ignorieren. Pflichtbesprechungen, Anmelden am System und Sicherheitschecks zählen als Arbeitszeit.
- Jede Stempelzeit in dieselbe Richtung runden. Siehe die Rundungsregeln für die Zeiterfassung.
Häufig gestellte Fragen
Wie berechne ich die Arbeitszeit an einem Tag?
Ziehen Sie die Anfangszeit von der Endzeit ab und anschließend unbezahlte Pausen. 9:00 bis 17:30 Uhr mit 30 Minuten unbezahlter Mittagspause sind 8 Stunden 30 Minuten minus 30 Minuten, also 8 Stunden.
Wie viele Stunden sind 8 bis 17 Uhr?
9 Stunden. Mit einer Stunde unbezahlter Mittagspause sind es 8 Arbeitsstunden, mit 30 Minuten unbezahlter Pause 8,5 Stunden.
Wie berechne ich die Stunden einer Schicht über Mitternacht?
Addieren Sie vor dem Abziehen 24 Stunden zur Endzeit. Aus 22 bis 6 Uhr wird 22:00 bis 30:00, also 8 Stunden.
Werden 15-minütige Pausen bezahlt?
Nach US-Bundesrecht zählen Kurzpausen von 5 bis 20 Minuten als Arbeitszeit. Sie werden also bezahlt und sollten nicht abgezogen werden.
Wie rechne ich Stunden und Minuten in Dezimalstunden um?
Teilen Sie die Minuten durch 60 und addieren Sie sie zu den Stunden. 7 Stunden 45 Minuten sind 7 + 45 ÷ 60 = 7,75 Stunden.
Mit welcher Excel-Formel berechnet man die Arbeitszeit?
Mit Beginn in A2 und Ende in B2 verwenden Sie =MOD(B2-A2,1)*24 (deutsches Excel: =REST(B2-A2;1)*24) für Dezimalstunden. Ziehen Sie unbezahlte Pausenminuten geteilt durch 60 ab.
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Dieser Ratgeber erläutert die Grundsätze des US-Bundesrechts zur Arbeitszeit in allgemeiner Form. Pausenregelungen der Bundesstaaten und Unternehmensrichtlinien unterscheiden sich, prüfen Sie daher, welche Regeln für Sie gelten.
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