Kort antwoord: in de VS mogen werkgevers in- en uitkloktijden afronden op de dichtstbijzijnde 5 minuten, tiende uur (6 minuten) of kwartier (15 minuten), zolang het beleid zowel naar boven als naar beneden afrondt en werknemers over langere tijd voor alle gewerkte tijd betaalt (29 CFR 785.48(b)). Bij afronden op een kwartier geldt de 7-minutenregel: 1 tot 7 minuten na een kwartier rond je af naar beneden, 8 tot 14 minuten naar boven. In Nederland en België bestaat zo’n afrondingsregel niet: je moet het loon betalen voor de werkelijk gewerkte tijd, en sinds een uitspraak van het Europese Hof van Justitie (2019) moeten werkgevers de arbeidstijd betrouwbaar registreren.
Wat afronden van tijdregistratie is
Afronden betekent dat je een kloktijd vastlegt op de dichtstbijzijnde vaste stap in plaats van op de exacte minuut. Inklokken om 8:07 wordt 8:00 bij afronden op een kwartier, en 8:08 wordt 8:15. Salarisadministraties doen het omdat kortere, rondere getallen makkelijker naar decimale uren om te rekenen zijn en met een uurloon te vermenigvuldigen.
Afronden is een gemak, geen manier om op loon te besparen. Het Amerikaanse ministerie van Arbeid staat het alleen toe omdat de minuten die bij sommige klokmomenten wegvallen, bij andere worden teruggegeven. Rondt een beleid altijd in het voordeel van de werkgever af, dan is het in strijd met de wet.
De drie toegestane afrondingsstappen
De federale regel noemt drie stappen. Elke stap heeft een middelpunt: tijden daarvoor rond je naar beneden af, tijden op of na het middelpunt naar boven.
| Stap | Naar beneden | Naar boven | Voorbeeld |
|---|---|---|---|
| Op 5 minuten | 0 tot 2 minuten erna | 3 tot 4 minuten erna | 8:02 → 8:00, 8:03 → 8:05 |
| Tiende uur (6 minuten) | 0 tot 2 minuten erna | 3 tot 5 minuten erna | 8:02 → 8:00, 8:04 → 8:06 |
| Kwartier (15 minuten) | 0 tot 7 minuten erna | 8 tot 14 minuten erna | 8:07 → 8:00, 8:08 → 8:15 |
Afronden op een tiende uur is populair bij salarisadministraties, omdat elke stap precies 0,1 decimaal uur is. Een blok van 6 minuten is 0,1, een blok van 12 minuten 0,2, enzovoort, zodat afgeronde tijden direct omzetten naar decimale uren zonder lange breuken.
Probeer het: rond een tijd af
Rondt af op de dichtstbijzijnde stap, de methode die de Amerikaanse regels toestaan als het gemiddeld neutraal uitvalt.
Afgeronde tijd
8:00
De 7-minutenregel uitgelegd
De 7-minutenregel is gewoon afronden op een kwartier, uitgeschreven. Elk kwartier wordt in het midden gesplitst, bij 7,5 minuut. Omdat kloktijden in hele minuten worden vastgelegd, rondt 7 minuten of minder af naar het vorige kwartier en 8 minuten of meer naar het volgende.
| Werkelijke tijd | Afgeronde tijd | Minuten erbij of eraf |
|---|---|---|
| 8:00 | 8:00 | 0 |
| 8:04 | 8:00 | −4 |
| 8:07 | 8:00 | −7 |
| 8:08 | 8:15 | +7 |
| 8:11 | 8:15 | +4 |
| 8:14 | 8:15 | +1 |
Over een groot aantal willekeurige klokmomenten heffen het naar boven en naar beneden afronden elkaar op. Die neutrale uitkomst maakt het beleid rechtmatig. Aan het einde van de dienst werkt het net zo: uitklokken om 17:07 wordt 17:00, uitklokken om 17:08 wordt 17:15.
Wanneer afronden onrechtmatig wordt
Een afrondingsbeleid is onrechtmatig als het in de praktijk structureel te weinig betaalt. Het ministerie en de rechter kijken naar het resultaat over langere tijd, niet alleen naar het geschreven beleid. Dit zijn de gebruikelijke problemen:
- Maar één kant op afronden. Inkloktijden altijd naar boven en uitkloktijden altijd naar beneden.
- Vroeg klokken verbieden en toch afronden. Werknemers moeten om 7:55 aan het werk zijn, maar de klok rondt die tijd elke dag af naar 8:00.
- Pauzes afronden. Een lunch van 27 minuten die als 30 minuten wordt vastgelegd, kan claims over gemiste pauzes opleveren in staten met pauzeregels.
- Werk vóór of na het klokken. Inloggen op systemen, veiligheidsinstructies of afsluitende taken buiten de klok om zijn arbeidstijd, ongeacht de afronding.
Voorbeeld: een beleid dat nooit neutraal uitvalt
- Een werknemer moet om 7:53 op de werkplek zijn, klokt meestal om 17:07 uit en heeft een onbetaalde lunch van 1 uur.
- Afronden op een kwartier legt 8:00 en 17:00 vast, dus worden 8 uur betaald.
- De werkelijke werktijd is 9 uur 14 minuten min het lunchuur, dus 8 uur 14 minuten. Elke dag gaat 14 minuten verloren, over vijf dagen 70 minuten (1,1667 uur). Bij $22 per uur is dat 1,1667 × $22 = $25,67 te weinig per week.
- Omdat de tijden van deze werknemer nooit in zijn voordeel worden afgerond, valt het beleid voor hem niet neutraal uit en kan er achterstallig loon verschuldigd zijn.
Uitkomst: 70 minuten, $25,67 onbetaald per week
Regels per staat om te controleren
De federale wet is de ondergrens. Sommige staten hebben strengere regels voor loon en werktijden die afronden raken, vooral rond pauzes.
| Staat | Wat je moet weten |
|---|---|
| Californië | Neutraal afronden werd aanvaard in See’s Candy Shops v. Superior Court (2012), maar Donohue v. AMN Services (2021) verbood het afronden van pauzetijden. Het Hooggerechtshof van Californië heeft afronden ook beoordeeld in Camp v. Home Depot, en daarom betalen veel Californische werkgevers nu tot op de minuut. |
| Staten met overuren per dag | Alaska, Californië, Colorado en Nevada kunnen overuren eisen op basis van dagelijkse uren, dus een paar afgeronde minuten kunnen een dienst over een daggrens tillen. |
| Alle staten | Afronden verandert nooit de plicht om minimumloon en overuren te betalen voor alle werkelijk gewerkte uren. |
Tip: de meeste moderne tijdregistratiesoftware legt de exacte minuut vast. Twijfel je, betaal dan tot op de minuut; dan is er geen afrondingsrisico. In Nederland en België is dat ook het veiligste uitgangspunt.
Afronden in Excel en Google Spreadsheets
Bewaar je kloktijden als tijden in een spreadsheet, dan ronden deze formules ze af op de dichtstbijzijnde stap. De uitkomst is nog steeds een tijd, dus geef de cel de opmaak Tijd. In een Nederlandstalige Excel heet de functie AFRONDEN.N.VEELVOUD en scheid je argumenten met een puntkomma.
// Dichtstbijzijnde kwartier (tijd in A2)
=AFRONDEN.N.VEELVOUD(A2;"0:15")
// Dichtstbijzijnde tiende uur
=AFRONDEN.N.VEELVOUD(A2;"0:06")
// Dichtstbijzijnde 5 minuten
=AFRONDEN.N.VEELVOUD(A2;"0:05")
// Afgeronde uren tussen twee kloktijden, als decimale uren
=(AFRONDEN.N.VEELVOUD(B2;"0:15")-AFRONDEN.N.VEELVOUD(A2;"0:15"))*24Wil je een week aan diensten met pauzes optellen? Gewerkte uren berekenen doet dezelfde berekening en toont elke stap.
Zo schrijf je een eerlijk afrondingsbeleid
- Kies één stap en pas die toe op elke kloktijd, in en uit.
- Rond af op de dichtstbijzijnde stap, nooit altijd naar boven of altijd naar beneden.
- Registreer pauzes exact waar de wet pauzes regelt.
- Controleer een steekproef van urenregistraties per kwartaal: vergelijk afgeronde met exacte uren. Valt het totaal steeds in het voordeel van de werkgever uit, betaal dan tot op de minuut.
- Leg het vast in het personeelshandboek en pas het consequent toe.
Veelgestelde vragen
Wat is de 7-minutenregel?
Dat is afronden op een kwartier. Een tijd 1 tot 7 minuten na een kwartier rond je af naar dat kwartier, 8 tot 14 minuten erna naar het volgende kwartier. 8:07 wordt 8:00 en 8:08 wordt 8:15.
Is afronden van kloktijden toegestaan?
In de VS wel, volgens de federale wet, als werkgevers afronden op 5, 6 of 15 minuten en het beleid gemiddeld neutraal uitvalt, zodat werknemers voor alle gewerkte tijd worden betaald (29 CFR 785.48(b)). Sommige staten zijn strenger. In Nederland en België geldt geen afrondingsregel: je betaalt de werkelijk gewerkte tijd.
Mag een werkgever altijd naar beneden afronden?
Nee. Een beleid dat alleen in het voordeel van de werkgever afrondt, valt niet neutraal uit en kan leiden tot claims over onbetaald loon.
Is afronden op 6 minuten toegestaan?
Ja, in de VS. Een tiende uur is 6 minuten en elk blok is 0,1 decimaal uur, wat de salarisberekening eenvoudig maakt.
Geldt afronden ook voor pauzes?
De Amerikaanse federale wet ziet korte pauzes van 5 tot 20 minuten als betaalde tijd. Maaltijdpauzes van 30 minuten of langer mogen onbetaald zijn als de werknemer volledig vrij is. In Californië mag je pauzetijden niet afronden. In Nederland en België regelen de Arbeidstijdenwet en de Arbeidswet de pauzes.
Hoe rond ik tijd af in Excel?
Gebruik =AFRONDEN.N.VEELVOUD(A2;”0:15″) voor een kwartier (Engelse Excel: MROUND), “0:06” voor een tiende uur of “0:05” voor 5 minuten, en geef de uitkomst de opmaak Tijd.
Verder lezen
Deze gids geeft algemene informatie over de Amerikaanse federale regels voor tijdregistratie en is geen juridisch advies. Staatswetten, cao’s en bedrijfsbeleid kunnen eisen toevoegen. In Nederland en België gelden de Arbeidstijdenwet, de Arbeidswet en je cao. Laat je beleid controleren door een arbeidsrechtjurist.
Content Lead, Anchor AI Tools, Californië, VS. Een fout gezien? Mail naar hello@anchoraitools.com, dan controleren en verbeteren we het. Zie onze redactionele richtlijnen.